Se presupune următorul scenariu: primesc zilnic E-mail-uri ce conţin ataşamente din care vreau să extrag anumite informaţii.
Pentru a nu salva mereu ataşamentele şi a le deschide pe rând pentru a extrage informaţiile dorite, putem utiliza instrumentul Create E-mail din MS Acces.
Acest instrument generează un E-mail ce conţine un formular în care regăsim câmpurile din baza de date (creată în prealabil).

Destinatarul va deschide E-mail-ul şi va executa un click pe butonul Reply, pentru a putea completa formularul.

Nu este obligatoriu ca destinatarul să folosească MS Outlook.
Acest formular poate fi interpretat şi de interfaţa Web a conturilor de E-mail: Windows Live, Yahoo şi Gmail, dar din păcate, doar Gmail poate să „răspundă” corect înapoi către baza de date, restul doar deteriorând formularul.

Yahoo

Gmail

Windows Live

 

Cum procedăm ?
– în Access, vom accesa tab-ul External Data, grupul de comenzi Collect Data şi vom executa un click pe comanda Create E-mail;


 – după ce trecem de pasul cu introducerea, la următorul pas va trebui să alegem tipul de formular: HTML sau InfoPath;
– pentru acest exemplu, vom folosi un formular de tip HTML;

– mai departe, vom specifica dacă vom colecta datele sau le vom actualiza pe cele existente;
– pentru acest exemplu vom continua cu opţiunea de adăugare de date noi;

– la următorul pas vom specifica ce date să colectăm;
– în partea stângă ne sunt afişate toate coloanele din tabelul nostru;
– putem selecta anumite coloane sau pe toate, în funcţie de ce date vrem să adăugăm;

– dacă am fi selectat opţiunea de actualizare a datelor, la pasul anterior, acum ar fi trebui să blocăm anumite coloane – Read-Only – pentru a nu fi modificate, atunci când se introduc datele;

– pentru ca datele care sosesc să fie prelucrate în mod automat, vom bifa opţiunea Automatically process replies and add data to tblClienti;

– dat fiind faptul că în baza de date nu am creat o coloană în care să specific adresele de E-mail, wizard-ul ne propune două variante: să introducem adresele direct în Outlook, accesând agenda de contacte sau să folosim adresele de E-mail stocate într-o coloană din baza de date;
– pentru acest exemplu, vom utiliza prima opţiunea;

– la următorul pas putem personaliza subiectul şi mesajul E-mail-ului;

– după ce am trimis mesajul, în Outlook este creat un folder care va stoca mesajele ce furnizează informaţii către baza de date.

– accesând mesajul putem observa formularul de introducere a datelor;
– pentru a completa formularul, va trebui să răspundem acestui mesaj – Reply;

– sub fiecare câmp (a) din formular este afişat un text ce ne informează despre tipul de date (b) ce trebuie introdus;

– după ce am introdus datele, vom expedia mesajul;
– în folder-ul creat anterior de Outlook, pentru a gestiona informaţiile, apare şi mesajul cu noile date;

Nici nu este nevoie să deschidem acel mesaj, fiindcă Outlook a transmis deja datele către baza de date.

Back To Top
Search