Modele-Webmail11

Există foarte multe ghiduri complicate pe Internet dedicate comunicării eficiente prin diferite canale, inclusiv prin intermediul e-mail-ului. Ceea ce vreau să recapitulăm împreună prin intermediul acestui articol sunt cele cîteva lucruri prin care ne putem asigura că mesajele noastre trimise prin e-mail își vor atinge eficient scopurile.

Zilnic utilizatorul mediu de PC primește un număr destul de mare de e-mail-uri, pe care le scanează individual cîteva secunde în parte, pentru a vedea dacă sunt sau nu interesante. De același tratament vor avea parte și mesajele tale, de aceea este necesar să iei cîteva măsuri prin care să te asiguri că destinatarii vor parcurge cele scrise și vor reține esențialul. Un mesaj compus neîngrijit are, în mod tipic, următoarea soartă : dacă pare prea lung/stufos va fi amînat pentru lectură ulterioară (dacă va mai ajunge acolo tot e bine) și va rămîne în Inbox, sau va fi direct șters după parcurgerea în viteză a primelor paragrafe.
De aceea sintetizez în continuare cîteva idei care vor spori eficiența comunicării tale prin e-mail.

1. Ai grijă ca scopul comunicării să fie clar iar comunicarea să fie justificată și utilă

Cînd destinatarii primesc mesajul tău, trebuie să le fie foarte clar dacă acesta îi privește în vreun fel sau altul și de ce este important. Trebuie luate în calcul mai multe modalități prin care acest mesaj poate fi accesat. De pe un dispozitiv mobil, de exemplu, utilizatorul nu are acces la același volum de date pentru previzualizarea mesajului cum are, să zicem, în Outlook. Dacă linia de subiect este vagă sau neclară, mesajul va fi șters în grabă (cei care își citesc mail-ul de pe mobil nu au mult timp la dispoziție).

  • E limpede că încă de la linia de subiect trebuie să fim conciși și clari.
  • Trebuie să folosim formulări puternice, directe, clare, cum ar fi : “De luat măsuri”, “Așteptăm răspuns urgent”, “De revizuit”, “Probleme cu …”, “ Spre aprobare” și așa mai departe.
  • Trebuie șă răzbată clar scopul, finalitatea mesajului: ”Raport privind calitatea serviciilor”, ”Solicitare asistență tehnică”, etc.
  • Acțiunea de efectuat, dacă este cazul: ”Se impune reproiectarea subansamblului”
  • Termenul-limită (dacă este necesar) : ”De realizat pînă luni”

În consecință, un bun subiect de mesaj ar trebui să fie similar ca idee cu acesta ”De făcut: raport privind calitatea serviciilor- Termen limită: luni dimineață ora 10”

2. Spune destinatarului ce are de făcut

Trebuie să fie foarte clar pentru destinatar ce are de făcut după primirea mesajului. Toate indicațiile privind eventualele acțiuni necesare din partea acestuia trebuie să fie comasate într-un singur loc în cuprinsul mesajului.
Pentru a fi chiar și mai eficient, arată foarte concis destinatarului ce legătură are mesajul cu obiectivele sale și cu acțiunile de realizat, și precizează termenul-limită.

  • De făcut:  Destinatarul trebuie să facă un anumit lucru.
  • Răspundeți: Destinatarului i se cere un răspuns la obiect cu informațiile solicitate. De exemplu, ”Vă rog să ne informați dacă puteți furniza serviciile solicitate pînă joi la ora 15”.
  • Informație importantă: Destinatarul trebuie să citească mesajul pentru a înțelege anumite lucruri legate de acesta. Nu este neapărat necesar un răspuns.

3. Oferă destinatarului toate informațiile și fișierele necesare pentru a acționa sau pentru a răspunde corespunzător cerințelor din mesajul tău.

Informațiile necesare pot fi furnizate ca text în corpul mesajului, ca link-uri spre resursele necesare sau ca atașamente. Dacă destinatarul trebuie să completeze un formular, atașați o copie a acestuia.

4. Trimite mesajul exclusiv celor care au nevoie de el

Pentru maximă eficiență mesajul trebuie să ajungă doar la cei care au nevoie de el. Verificarea se poate face țînînd cont de următoarele:

  • Are legătură mesajul cu obiectivele/sarcinile/necesitățile destinatarului ?
  • Este persoana responsabilă de realizarea obiectivului una și aceeași cu aceea de la rubrica Destinatar ?

5. Folosește inteligent rubrica destinatari CC

CC (Carbon Copy) – toate persoanele trecute în această rubrică primesc mesajul tău și pot vedea cine l-a mai primit. De regulă mesajele trimise folosind CC mai multor destinatari sunt cele informative, care nu trebuie să primească răspuns. Nu adăugați pur și simplu orice persoană în această rubrică, ci doar pe acelea care au legătură directă și care au nevoie de conținutul mesajului informativ.

6. Verificarea finală înainte de expediere

Verificarea finală te ajută să te edifici dacă mesajul ce așteaptă expedierea este sau nu util și dacă va avea rezultatul scontat. Expedierea de mesaje clare, concise, bine direcționate poate reduce volumul de e-mail cu care lucrezi și implicit poate crește mult eficiența comunicărilor tale.
Asigură-te că sunt atinse următoarele obiective:

  • Am exprimat clar propunerile sau demersurile de efectuat ?
  • Am inclus documentele/resursele necesare ?
  • Am scris o linie de subiect clară ?
  • Conținutul mesajului este clar pentru toți destinatarii ?
  • Trimit mesajul cui trebuie ?
  • Am verificat exprimarea corectă ?

Concluzie

Poate că ideile de mai sus par coplicate sau greu de reținut. Încearcă să le aplici de cîteva ori pînă îți intră în reflex și vei vedea că mesajele și comunicările tale devin mai eficiente și mai puțin costisitoare ca timp. Succes !

Back To Top
Search