Mail Merge – regula Skip Record If

Această regulă compară două expresii.
În momentul în care această comparaţie este adevărată, Word va sări peste înregistrarea care are atributul TRUE şi va merge la următoarea.

Sintaxa: { SKIPIF Expression1 Operator Expression2 }

Observaţie:
– în momentul în care terminaţi de inserat câmpurile dorite, datorită acestei reguli, după ce activaţi opţiunea Preview Results, câmpul care are inserată regula Skip Record IF, nu va afişa nimic.

Acum, vom face un exemplu complet, pentru a observa cum lucrează această regulă.
Vreau să creez scrisori în care anunţ angajaţii că vor pleca în alt oraş, dar nu vreau să primească acele scrisori şi angajaţii cu anumite profesii.

———————————————————————————————————

Baza de date arată astfel:

———————————————————————————————————

În documentul creat, inserez câmpurile de interes (Nume, Prenume, Profesie, Oraş).

Documentul va arăta astfel:
Stimate «Nume» «Prenume», cu profesia «Profesie», vă anunţăm că de săptămâna viitoare veţi pleca în oraşul «Oras».

Sau:
Stimate {MERGEFIELD Nume} {MERGEFIELD Prenume}, cu profesia {MERGEFIELD Profesie}, vă anunţăm că de săptămâna viitoare veţi pleca în oraşul {MERGEFIELD Oras}.

Dacă vom previzualiza rezultatele, Word ne va afişa următorul lucru:
Stimate Andrei Vasile, cu profesia inginer, vă anunţăm că de săptămâna viitoare veţi pleca în oraşul Macin.

———————————————————————————————————

La sfârşitul textului vom insera o regulă: Skip Record If.

Acest tip de regulă nu afişează nimic, ci doar compară două expresii şi returnează TRUE sau FALSE.
Drept urmare, textul final va arăta aşa:
Stimate Andrei Vasile, cu profesia inginer, vă anunţăm că de săptămâna viitoare veţi pleca în oraşul Macin.

Sau:
Stimate {MERGEFIELD Nume} {MERGEFIELD Prenume}, cu profesia {MERGEFIELD Profesie}, vă anunţăm că de săptămâna viitoare veţi pleca în oraşul {MERGEFIELD Oras}.{SKIPIF {MERGEFIELD Profesie}=”doctor”}

———————————————————————————————————

Acum, vom accesa meniul Finish and Merge – opţiunea Edit Individual Documents, pentru a observa rezultatul final.
Baza de date are 36 de înregistrări. Word ne afişează doar 31 de scrisori, fiindcă 5 dintre angajaţi au profesia de doctor.
Mai departe, putem imprima aceste scrisori şi le putem trimite persoanelor de interes.